Obecnie rozwiązania cyfrowe znajdziemy m.in. w urzędach, w opiece zdrowotnej, edukacji oraz w przedsiębiorstwach. Warsztat samochodowy to rownież obszar do digitalizacji. Sercem nowocześnie działającego serwisu musi stać się system do zarządzania warsztatem – DMS (Dealer Management System).

Na rynku znajdziemy szeroką ofertę programów typu DMS. Pojawia się zatem pytanie, na co należy zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania.
Podstawową funkcją programu ma być wsparcie codziennych działań serwisu:
• przetwarzanie i realizacji zleceń,
• rozliczanie napraw,
• przyjęcie dostaw.
System warsztatowy powinien również wspierać i upraszczać spełnianie przepisów prawnych i podatkowych, takich jak:
• RODO,
• pliki JPK (pliki finansowo – kontrolne),
• ewidencja olejów oraz czynnika klimatyzacji,
• połączenie z kasą fiskalną online itp.

Warto zwrócić uwagę na 4 kluczowe funkcjonalności systemu DMS, które są bardzo istotne podczas pracy warsztatu:
• Kompleksowość – wdrożone rozwiązanie ma zapewnić wsparcie na każdym etapie pracy serwisu. Nie jest to wyłącznie miejsce otwierania i zamykania zleceń. To także baza danych o naprawianych pojazdach, klientach, historia sprzedaży oraz administrowanie dostaw. Warto żeby system posiadał połączenie do katalogów dostawców, z którymi warsztat współpracuje, np. dystrybutorów części zamiennych.
• Kompatybilność – uniwersalne programy pozwalają na bezproblemowe przesyłanie danych, plików z innymi systemami i urządzeniami zainstalowanymi w firmie. Warto, aby program DMS komunikował się z systemem księgowym i w prosty sposób pozwalał na bieżące rozliczenia, czy przekazywanie plików JPK. Dodatkowo podłączenie z urządzeniami diagnostycznymi pozwoli na przesyłanie protokołów kontrolnych bezpośrednio do systemu. Takie rozwiązanie daje pewność posiadania pełnej dokumentacji.
• Planowanie czasu pracy – elektroniczny terminarz to miejsce, w którym na bieżąco można kontrolować dostępność, umawiać klientów, planować pracę mechaników. To także narzędzie pozwalające na rozliczanie pracowników,
ale też sprawdzenie liczby przepracowanych godzin w stosunku do godzin zaplanowanych. Codzienna kontrola terminarza to również dobra praktyka kierownika. Powinien on weryfikować liczbę godzin zaplanowanych na kolejny dzień. Sprawdzić, którzy klienci będą czekać na naprawę na miejscu w serwisie, a którzy zostawią auto, a także ile jest zleceń i które należy rozszerzyć.
• CRM – zarządzanie relacjami z klientami – to moduł pozwalający na budowanie i tworzenie bazy danych klientów. Pozwala na aktywną sprzedaż usług i części zamiennych, a także na zachęcanie klientów do wizyty w warsztacie.

Warto, żeby system posiadał połączenie do katalogów dostawców, z którymi warsztat współpracuje, np. dystrybutorów części zamiennych.
Niezależnie od wyboru programu warsztatowego, jego funkcjonalności i zakresu, zasadniczą kwestią jest bieżąca praca na programie. Możliwości systemu i jego wykorzystanie zależą od jakości wprowadzanych danych. Jeśli system jest pusty, ponieważ zlecenia nie są rejestrowane, dane klienta nieuzupełnione, a terminarz funkcjonuje wyłącznie w formie papierowej, system staje się bezużytecznym narzędziem i dodatkowym kosztem dla warsztatu. Z kolei stała i bieżąca praca, sumienne wypełnianie i pielęgnowanie bazy może przynieść dużą redukcję czasu i dodatkowych kosztów. To również efektywniejsze planowanie pracy warsztatu i rozliczenia pracowników. W konsekwencji pozytywne zmiany pozwalają na skupieniu uwagi na Kliencie i jego potrzebach, a co za tym idzie na zadowoleniu i satysfakcji.

Warsztaty należące do sieci Bosch Car Service korzystają z szerokiego pakietu wsparcia związanego z wdrożeniem systemu DMS. Dzięki szkoleniom jak i spotkaniom z ekspertami, optymalizują organizację jak i poprawiają zyskowność serwisu.

 Więcej o współpracy z siecią Bosch Car Service można dowiedzieć się na stronie: warsztatybosch.pl